Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Puutteenkylän kyläyhdistys ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.11.2023

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Puutteenkylän kyläyhdistys ry
Osoite:                   Pyhälammentie 1, 93800 Kuusamo
Puhelin:                nollaneljänolla 803 1218
Sähköposti           puutteenkyla[at)gmail.com
Yhteyshenkilö:   Mika Kaivola

2. Rekisterin nimi
Puutteenkylän kyläyhdistys ry:n jäsenrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
1) jäsentiedotus; sähköinen tai jäsenlehti
2) jäsenpalvelu, kuten kerho- ja tapahtumatoimintaan ilmoittautuminen
3) jäsenmaksulaskutus ja tapahtumiin osallistumisen laskutus
4) jäsenyyden tarkastaminen jäsenetujen myöntämiseksi ja jäsenvelvollisuuden tarkastamiseksi
5) yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
6) sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumuksella)
7) varainhankinta

4. Rekisterin tietosuojasisältö
– rekisteröidyn perustiedot; nimi, kotipaikka, syntymäaika
– rekisteröidyn yhteystiedot: osoitie, puhelinnumero, sähköpostiosoite
– jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden alkamis- ja lopetuspäivä)
– luottamustoimet yhdistyksessä; henkilötunnus
– vapaaehtoisroolit
– ansiomerkit
– jäsenmaksu- ja tapahtumalaskutustiedot
– kerho- ja tapahtumahallinta
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot
– yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskeva tieto: y-tunnus, yhteyshenkilöt

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenten omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötiedot käsitellään digitaalisesti ja ne on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaiden ja niihin liittyvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin Rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alaikäisen lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse puutteenkyla(at)gmail.com tai kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.